Quy trình cai quản văn bạn dạng đến cùng văn phiên bản đi là quy trình đặc biệt không thể thiếu hụt trong vận hành buổi giao lưu của doanh nghiệp. Đặc biệt đó là quy trình mà nhân viên cấp dưới kế toán và nhân viên cấp dưới hành chủ yếu nhân sự của khách hàng phải xem xét


Quy trình quản lý văn bản đến với đitrong doanh nghiệp là điều cần thiết cùng là một vào bốn mặt hoạt động của công tác làm việc văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi với văn bản đến của cơ quan tiền theo nguyên tắc cùng trình tự nhất định. Bạn đang làm cho trong công tác làm việc văn thư của các công ty, doanh nghiệp với đang ko biết quản lý văn bản đến và đi như thế nào? Hãy thuộc tìm hiểu chủ đề này ở bài bác viết sau của binhchanhhcm.edu.vn.

Bạn đang xem: Communist Review


I. Quá trình quản lý văn bản đến cùng văn bản đi

1. Mục đích

Quy trình quản lý văn bản đến cùng văn bản đi

Công tác văn thư - lưu trữ trong Quy trình quản lý văn bản đến cùng văn bản đi đóng một vai trò quan lại trọng trong hệ thống quản lý củaNhà nước nhằm đảm bảo đến việc cung cấp và lưu ý giải quyết mọi vấn đề một biện pháp kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng như bảo mật an ninh những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý công ty nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc vào cơ quan liêu được lập cập và góp phần cải biện pháp thủ tục hành chủ yếu của cơ quan.

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư(quản lý văn bản văn bản đi, văn bản đến, quản lý nhỏ dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

3. Tài liệu viện dẫn

Theo Quy trình quản lý văn bản đến cùng quản lý văn bản văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào trong ngày 8 mon 2 năm 2010 của thiết yếu phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng bốn năm 2004 của chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng bốn năm 2004 của chủ yếu phủ đã quy định về công tác làm việc văn thư. Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chủ yếu phủ đã quy định đưa ra tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào trong ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng chủ yếu phủ với Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình diễn văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cùng kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.

4. Quá trình quản lý văn bản đến

4.1. Sơ đồ

4.2. Tế bào tả

Sau lúc tiếp nhận, đăng cam kết văn bản đến những Cán bộ Văn thư gồm nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký kết văn bản đến

Đối với các văn bản thường:

Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản cùng vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn chống điện tử nhằm quản lý những văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua lắp thêm Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng những văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản... Và sau đó chuyển tới mang đến Lãnh đạo bỏ ra cục xử lý văn bản đến.

Với những văn bản tất cả dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải được đặt ưu tiên tách bóc bì ngay cùng xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.

Văn bản đó trên tị nạnh thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng đến người đó.

Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản với bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.

Đối với quản lý văn bản văn bản mật:

Văn bản ở bì có những dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trìnhquản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

5.1.2.2 chăm chú chỉ đạo cùng thực hiện :

LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và cây viết phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá thể sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

5.1.2.3 Chuyển văn bản

CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo với nhân bản, khi photo hoàn thành Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng cùng đơn vị, cá thể khi cam kết nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến bên trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào cây bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng đến phòng ban và cá thể theo bút phê

Văn bản đến ở cơ quan liêu ngày như thế nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.

Xem thêm: Hướng Dẫn 5 Cách Chuyển Tiền Từ Nước Ngoài Về Việt Nam Đơn Giản Nhất Hiện Nay

Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc ko đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.

Các văn bản giấy được chuyển đến những phòng ban, hoặc cá thể liên quan liêu thì đơn vị hay cá nhân đó tất cả trách nhiệm phải bảo quản với lưu trữ. Còn nếu các văn bản đó chỉ chuyển bằng đường điện tử thì các văn thư lưu giữ văn bản giấy

5.1.2.4 Thực hiện việc xử lý văn bản đến

Bộ phận/cá nhân có liên quan sẽ tất cả trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo như chỉ đạo của LĐCC, kể cả những văn bản thường với văn bản mật

5.1.2.5 Lưu hồ sơ

Bộ phận/Cá nhân lúc thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trìnhquản lý văn bản đến với văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5. Quá trình quản lý văn bản đi

5.1. Sơ đồ

5.2. Tế bào tả

Quy định soạn thảo văn bản đi

Đối với văn bản thường:

Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản với chịu trách nhiệm về nội dung đó cùng tính pháp luật của văn bản đó,hay ký nháy vào mặt cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước lúc được trình duyệt.

Đối với những văn bản mật:

Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ phát hành văn bản mật với ra soạn thảo văn bản theo nội dung xuất xắc yêu cầu cùng thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào mặt cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước lúc trình duyệt.

5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo

Trưởng phòng giỏi Phụ trách phòng phải thực hiện kiểm tra xét lại nội dung, thể thức văn bản và k‎ý vào góc phải ở mục chức vụ của người gồm thẩm quyền để ban hành văn bản sau thời điểm văn bản đó được chỉnh sửa.

5.2.2.3 Duyệt, ký kết văn bản

LĐCC sẽ để mắt tới nội dung, hình thức các văn bản cùng ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được cắt cử soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.

Chữ ký của người gồm thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; ko được dùng cây bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

5.2.2.4 làm thủ tục ban hành Sau lúc đã gồm chữ cam kết của những người có thẩm quyền theo quy trìnhquản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, cùng vào sổ văn bản đi theo, đối với những văn bản thường; vào sổ những văn bản đi với đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trìnhquản lý văn bản đến với văn bản đi.

Với những văn bản chuyển đến trong lĩnh vực Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

5.2.2.5 Gửi văn bản đi

Đối với những văn bản thường:

Văn thư sẽ gồm trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.

Đối với văn bản mật:

Văn thư tất cả trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

Ngoài so bì thư tất cả đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản

5.2.2.6 Lưu hồ sơ

Sau khi đăng ký cũng như làm cho thủ tục ban hành thì những bộ phận trình độ chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản thiết yếu (Văn thư sẽ chuyển qua văn chống điện tử mang lại phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan(nếu có)), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.

II. Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

Biểu mẫu quá trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

1. Sổ theo dõi công văn đến

Sổ quan sát và theo dõi công văn đến

2. Sổ theo dõi và quan sát công văn đi

Sổ theo dõi công văn đi

3. Sổ chuyển giao văn bản

Sổ chuyển giao văn bản

4. Danh mục thông báo

Danh mục thông báo

IV. Kết luận

Nếu nắm rõ được các quy định bên trên về quản lý văn bản đến cùng đi, tin chắc rằng bạn sẽ có tác dụng tốt công việc văn thư của mình. Mong rằng bài xích viết bên trên của binhchanhhcm.edu.vn về các bước quản lý văn bản.