Khi chúng ta nhập một trong những lượng tài liệu lớn hoàn toàn có thể tốn khá nhiều thời gian và gây ra một số sai sót như dữ liệu trùng nhau. Bởi vì vậy, việc tạo một danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel để giúp bạn dễ dàng tạo danh sách tài liệu một cách nhanh chóng. Hãy thuộc binhchanhhcm.edu.vn khám phá về bí quyết tạo danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel nhé!

Biến Excel thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Bạn đang xem: Tạo danh sách thả xuống có điều kiện

Danh sách thả xuống (Drop List) là gì?

Danh sách thả xuống (Drop List) là một cách thức tạo một danh sách kéo xuống những dữ liệu khác biệt trong một ô trống Excel. Danh sách thả xuống được sử dụng thoáng rộng vì nó giúp kiểm soát điều hành các quý hiếm được nhập vào một trong những ô. Một vài ích lợi của danh sách thả xuống hoàn toàn có thể kể mang đến như: tạo các danh mục cụ thể chỉ trong một ô trống, giảm lỗi trùng tin tức hay sai chủ yếu tả, sử dụng được với hầu như mục đích, ngành nghề khác biệt (quản lí kho hàng, chấm công, phân nhiều loại nơi ở, v.v.)

Các cách thức tạo list thả xuống (Drop List) trong Excel

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Excel bằng vô số phương pháp khác nhau.Chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống drop các mục trong Excel bằng ba phương thức như bên dưới đây.

Tạo list thả xuống (Drop List) bằng cách thủ công

Nếu bạn có nhu cầu có một tùy chọn đơn giản dễ dàng (ví dụ:Đen / Trắng;Có / ko / ko biết; v.v.) trong list thả xuống Drop List tại một ô trống thì cách thức nhanh nhất rất có thể là thực hiện thủ công.

Bước 1: lựa chọn một ô hoặc dải ô mà bạn có nhu cầu tạo danh sách thả xuống.

Bước 2: chọn tab Data.Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn hình tượng có vết tích của Data Validation.

*

Bước 3: Trong hộp Data Validation, chọn Settings:

Hãy chọn menu làm tiêu chí xác thực thông tin trong ô ngang đầu tiênTrong Source, các bạn hãy nhập các tùy chọn tương ứng tương xứng với ước muốn của bạn, được phân bóc tách bằng dấu phẩy.
*

Bước 4: Bấm OK

Thao tác này sẽ tạo nên một danh sách thả xuống (Drop List) trong những ô đã chọn.Tất cả những mục được liệt kê vào trường nguồn được hiển thị ở các dòng không giống nhau trong danh sách thả xuống.

*

Tạo list thả xuống (Drop List) bằng cách tham chiếu dữ liệu từ các ô khác

Ngoài ra, còn có phương thức khác góp bạn tiện lợi tạo danh sách thả xuống trong Excel bằng phương pháp sử dụng một dải ô làm dữ liệu nguồn cho danh sách của bạn. Công việc được thực hiện như bên dưới đây

Giả sử bao gồm ví dụ: công ty chúng tôi muốn cột B trên trang tínhQuản lí khohiển thị danh sách thả xuống của tất cả các một số loại vải có trong kho hàng.Dữ liệu nguồn của thương hiệu và số lượng của từng một số loại vải sẽ tiến hành lấy xuất phát điểm từ 1 trang tính khác(Nguồn)trong cùng file Excel này.

Bước 1: các bạn sẽ cần lập một bảng tài liệu nguồn có thể ở cùng trang tính với hồ hết ô trống bạn muốn tạo list thả xuống. Trong ví dụ này, cửa hàng chúng tôi đã nhập tài liệu nguồn vào ô A1 đến A6 trên một trang tính khác bao gồm tênNguồntrong cùng sổ Excel.

*

Bước 2: chọn ô hoặc dải ô liền kề mà bạn có nhu cầu tạo danh sách thả xuống vào trang tính còn lại.

*

Bước 3: Đi tới tab Data. Trong đội lệnh của Data Tools, hãy chọn hình tượng có dấu vết của Data Validation

Bước 4: Trong hộp Data Validation, lựa chọn Settings:

Hãy chọn danh sách làm tiêu chí xác thực tin tức trong ô ngang đầu tiênTrong Source, các bạn hãy nhập phạm vi chứa hồ hết lựa chọn trong list thả xuống bằng phương pháp nhấp vào mặt trang tính tất cả bảng dữ liệu nguồn.
*

Bước 5: Bấm OK

*

Vậy là những thao tác làm việc này sẽ tạo nên một list thả xuống drop list trong số ô tài liệu bạn đang chọn.Mỗi mục được liệt kê sẽ tiến hành hiển thị trong một dòng khác nhau trong menu thả xuống.

Tạo danh sách thả xuống (Drop List) bằng cách sử dụng hàm OFFSET

Bạn cũng rất có thể sử dụnghàm OFFSETđể tạo danh sách thả xuống động, list này sẽ tự động hóa cập nhật khi những mục được thêm vào cuối danh sách.

Công thức:

=OFFSET(reference, rows, cols, , )

Trong cú pháp hàm OFFSET, cha đối số đầu tiên là đề nghị và nhì đối số sau là tùy chọn.

Rows (Hàng): Đây là số sản phẩm (xuống hoặc lên) để di chuyển từ điểm bắt đầu.Nếucác hànglà một vài dương (ở bên dưới vùng tham chiếu bắt đầu), công thức sẽ dịch chuyển xuống từ bỏ tham chiếu bắt đầu.Trong trường đúng theo là một số âm (ở bên trên vùng tham chiếu bắt đầu), nó đi lên từ tham chiếu bắt đầu.Cols (Cột): Số cột bạn muốn công thức dịch chuyển từ điểm bắt đầu.Cũng như những hàng, cộtcó thể là số dương (ở bên phải của tham chiếu bắt đầu) hoặc âm (ở phía bên trái của tham chiếu bắt đầu).Height (Chiều cao): Số hàng mà bạn muốn cho ô trống bao gồm tham chiếu trả về.Nếu quăng quật qua, chiều cao củaTham chiếu (Reference)sẽ được sử dụng cho danh sách thả xuống.Width (Chiều rộng): Số cột mà kết quả phải chứa.Nếu quăng quật qua, chiều rộng củaTham chiếu (Reference)sẽ được sử dụng.

Xem thêm: Những Bài Tiếng Anh Hay Nhất Về Tình Yêu Hay Nhất Mọi Thời Đại

Để gọi về việc áp dụng hàm OFFSET dễ hơn, shop chúng tôi sẽ áp dụng hàm OFFSET nhằm tạo list thả xuống trong lấy ví dụ sau.

Bước 1: bên trên trang tínhQuản lí kho, chọn các ô cơ mà muốn list thả xuống được khiến cho tất cả những ô trong phạm vi từ bỏ B2 mang đến B7

Bước 2: lựa chọn tab Datatrên thanh cơ chế -> Trong team lệnh của Data Tools, hãy chọn hình tượng của Data Validation.

Bước 3: Trong vỏ hộp Data Validation, chọn Settings:

Hãy chọn list làm tiêu chí xác thực thông tin trong hộp AllowTrong Source, các bạn hãy nhập cách làm như dưới đây

=OFFSET(Nguồn!$A$2:$A$6,0,0,COUNTA(Nguồn!$A:$A),1)

*
Công thức trên sử dụng ô A2 trong trang tính Nguồn làm cho điểm bước đầu (lưu ý thắt chặt và cố định A2 và A6).Vì kết quả trả về mà chúng ta muốn phải ban đầu bằng ô tham chiếu, độ lệch phải không thay đổi ở 0 hàng cùng 0 cột (cách xa điểm bắt đầu).Kết quả đang chỉ rộng một cột, vì chưng vậy một là số cuối cùng trong công thức hàm OFFSET.

Bước 4: Bấm OK.

Danh sách thả xuống Drop list được tạo nên tương từ như trong nhì ví dụ trước, nhưng có thêm lợi ích là hoàn toàn có thể cập nhật bất cứ lúc nào những lựa chọn lựa được thêm vào cuối danh sách trên trang tínhNguồn. Chỉ việc thêm một mục mới vào thời gian cuối danh sách mối cung cấp và các lựa lựa chọn danh sách thả xuống đã được cập nhật ngay lập tức.

Vậy là chỉ có nhu cầu các thao tác đơn giản, bạn đã có thể tạo ra được list thả xuống bằng tía cách khác nhau.

Cho phép nhập các mục khác trong danh sách thả xuống (Drop List)

Cho cho nay, công ty chúng tôi vẫn chưa kiểm soát và điều chỉnh mặc địnhCảnh báo lỗicho những danh sách thả xuống mà shop chúng tôi đã tạo.

Sau khi danh sách thả xuống được tùy chỉnh thiết lập trong trang tính của bạn, phần nhiều ô trống đósẽ chỉ gật đầu đồng ý các quý giá là 1 phần của danh sách.Nếu bạn nỗ lực nhập một giá trị không phải là một trong những phần của list thả xuống sẽ được chế tác thì các bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như hình dưới đây:

*

Vì vậy, nếu bạn muốn thì bạn hoàn toàn rất có thể tạo list thả xuống vào Excel chất nhận được nhập những mục nhập khác không tồn tại trong list nguồn. Để làm được, bạn phải thực hiện các bước như sau:

Bước 1: chọn ô hoặc các ô tất cả danh sách thả xuống mà bạn có nhu cầu cho phép các mục nhập mục khác

Bước 2: Chuyển đến tab Data -> Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn hình tượng có dấu tích của Data Validation.

Bước 3: Trong hộp Data Validation, chọn tab Error Alert và vứt chọn tích của hộp Show error alter after invalid data is entered.

Bước 4: Bấm OK

*

Bây giờ chúng ta có thể nhập một giá trị bất kì không có trong danh sách thả xuống cơ mà không hại bị báo lỗi.

Thêm mục vào list thả xuống (Drop List) vào Excel

Ngay cả khi chúng ta không sử dụng list thả xuống drop list, đây là một mẹo nhỏ dại hữu ích cho mình để thuận tiện thêm một mục vào list thả xuống:

Bước 1: Trong danh sách nguồn và click chuột phải vào ô trống mà bạn muốn thêm giá bán trị.

Bước 2: lựa chọn Insert -> Nhấp vào Shift cells down -> Ok

*

Bước 3: Nhập thông tin bạn muốn thêm trong danh sách thả xuống vào ô trống vừa tạo.

*

Vậy là Excel sẽ tự động mở rộng phạm vi mối cung cấp trong bảng dữ liệu của doanh nghiệp để bao gồm giá trị thứ nhất và giá chỉ trị sau cuối trong list thả xuống

Xóa mục khỏi danh sách thả xuống trong Excel

Để nhanh chóng xóa một mục ngoài danh sách thả xuống, bạn phải làm những bước như sau:

Bước 1: gửi đến list nguồn và bấm vào phải vào giá bán trị phải xóa.

Bước 2: Nhấp vào Delete -> chọn Shift cells up

Bước 3: Bấm OK

*

Bây giờ, đa số ô trống có list thả xuống của trang tính trong Excel đang được kiểm soát và điều chỉnh phạm vi trường đoản cú bảng dữ liệu nguồn.

Kết luận

Như vậy, binhchanhhcm.edu.vn đã trình làng tới chúng ta những tin tức bao quát về kiểu cách dùng cùng cách khác biệt để sản xuất Danh sách thả xuống Drop list trong Excel. Hi vọng kiến thức trong nội dung bài viết ngày bây giờ đã khiến cho bạn có thêm một thủ thuật có ích dành cho các bước của mình. Để trau dồi thêm kĩ năng Excel của mình, các bạn hãy tham khảo thêm các nội dung bài viết về chủ thể Excel trên blogbinhchanhhcm.edu.vn nhé!

Nếu bạn có nhu cầu mở khóa trọn bộ bí quyết Excel giành riêng cho dân văn phòng, hãy gia nhập ngay khóa họcTuyệt đỉnh Excelcùng binhchanhhcm.edu.vn nhằm thành thạo ứng dụng này chỉ trong vòng 16 giờ nhé. Các bạn sẽ có thể áp dụng thành thuần thục 150 hàm Excel, Pivot Table, chuyên môn lọc, định hình dữ liệu, vẽ biểu đồ chăm nghiệp...vào các bước và tập luyện kỹ năng report theo các công việc cụ thể để sử dụng Excel thành thạo, thỏa mãn nhu cầu tiêu chuẩn về kỹ năng Excel của những doanh nghiệp, tập đoàn. Trường hợp như có ngẫu nhiên câu hỏi như thế nào về bài xích học, bạn chỉ việc bình luận, và giảng viên vẫn giải đáp cho chính mình chỉ trong vòng 24 giờ. Vậy thì bạn còn do dự gì nhưng mà không đăng ký ngay nào!