Là một vào số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và phương pháp sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một e-mail dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này được cho phép người dùng tất cả thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Bạn đang xem: Cách mailing trong word
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác biệt cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung email một bí quyết nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng gồm thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn kết thúc mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá nhân hóa cao nhưng không phải tốn thừa nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:
trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải gồm nội dung văn bản. Công thức để truy hỏi xuất dữ liệu tại ô tính phân phối nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để gồm thể bắt đầu bí quyết dùng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word với excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy từng nội dung và nguồn dữ liệu cơ mà cũng cần phải gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra mặt hàng loại những thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những tin tức tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong các bức thư có dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định nhưng mà người dùng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này còn có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản tất cả cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản vào mail merge
Những nội dung nhưng bạn thấy trong các email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường không giống với các thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chính của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện những nội dung vậy đổi lúc người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Xem thêm: Cách Tăng Kỹ Năng Đường Môn Nỏ, Phi Đao, Cách Tăng Điểm Đường Môn Bạo Vũ Lê Hoa
Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một phương pháp hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để gồm cách tạo mail merge mang đến mình.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã bao gồm sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel
Để có thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng cố gắng đổi những thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều hơi phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này tương đối giống với những dang mã được dùng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn cần đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Bởi vì đó, nếu bạn bao gồm tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về phông chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ ko bị chũm đổi.
Trên đây là một số phân chia sẻ của binhchanhhcm.edu.vnbinhchanhhcm.edu.vn về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được biện pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách mau lẹ nhất phục vụ cho những công việc khác biệt của bản thân cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
