Khi soạn thảo văn bạn dạng trong Word và buộc phải lấy những dữ liệu từ bảng tính Excel, phần lớn người dùng đa số dùng thao tác quen thuộc là copy cùng paste từ Excel vào Word. Mặc dù nhiên, cách này chỉ phù hợp khi dữ liệu của công ty không nhiều hoặc ít ráng đổi. Trong trường hợp bạn phải lấy những số liệu từ bỏ Excel hay tài liệu trong bảng Excel biến hóa liên tục thì biện pháp làm này rất giản đơn nhầm lẫn và mất nhiều thời gian, công sức để update dữ liệu. Bạn đang xem: Liên kết word với excel 2010
Để máu kiệm thời hạn và hạn chế các sai sót xảy ra, chúng ta có thể dùng thiên tài Paste Special để link dữ liệu tự động hóa giữa Word với Excel.
Ttrong Excel, các bạn chọn ô chứa dữ liệu cần đưa sang Word, bấm Ctrl + C nhằm copy, qua cửa sổ Word bấm tổng hợp 3 phím Ctrl+ alt + V nhằm mở hộp thoại Paste Special => Paste Link và chọn một trong các loại định dạng dữ liệu ở form bên nên tùy theo yêu cầu của bạn, chọn xong xuôi nhấn OK.
Lúc này, dữ liệu của Word và Excel đã links với nhau, lúc bạn thay đổi dữ liệu trong Excel thì dữ liệu tương xứng trong Word cũng trở nên được update theo.
Các link dữ liệu trong Word sẽ có một màu xám mờ bao bọc khi bạn bấm vào vào liên kết.
Một số lưu ý khi thực hiện
Nếu bạn làm theo các bước ở trên nhưng trong Word không hiển thị số liệu mà hiển thị toàn mã lệnh thì chúng ta vào File => Option => Advanced, rồi bỏ dấu lựa chọn trước loại chữ Show field codes instead of their values => OK.
Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi giải pháp hiển thị màu sắc nền màu sắc xám tại các vị trí bao gồm chứa liên kết: nhấp chuột mũi tên trên mục Field shading, rồi chọn 1 trong 3 tùy chọn:
Never: ko hiển thị
Always: luôn luôn hiển thị
When selected: chỉ hiển thị lúc được chọn
Nếu tài liệu của bạn có rất nhiều liên kết thì nên lựa chọn Always để dễ dàng dàng cai quản và cập nhật dữ liệu.
Nếu vào file Word đã hiển thị đúng số liệu tuy nhiên khi in ra chỉ thấy mã lệnh thì các bạn tiếp tục tương khắc phục. Chúng ta vào menu File > Opitions => Advanced, sau đó bỏ dấu chọn trước cái chữ Print field codes instead of their values => OK.
Khi mở lại tệp tin Word đã có các liên kết tài liệu với Excel mà chúng ta đã lưu trước đó thì bao gồm thể bạn sẽ gặp nên thông báo: “This document contains links that may refer to lớn other files. Vị you want to lớn update this document with the data from the linked files?”. Chúng ta chọn Yes để cập nhật dữ liệu từ bỏ Excel mang lại Word hoặc lựa chọn No nếu như không muốn cập nhật.
Thường thì, thông tin này luôn hiện ra những lần mở file. Nếu bạn muốn tắt nó thì có thể vào menu tệp tin > Opitions =>Advanced, rồi bỏ dấu check trước dòng chữ Update automatic link at mở cửa =>OK.
Ngoài ra, các bạn cũng bắt buộc lưu tệp tin Word với file Excel trong cùng 1 ổ đĩa hoặc 1 thư mục để tiện cho câu hỏi quản lý. Khi đã triển khai việc link dữ liệu giữa Word và Excel, chúng ta không nên thay tên hay đường truyền của file Excel; nếu như khách hàng vẫn tiến hành đổi thương hiệu hay đường truyền của tệp tin Excel thì đồng nghĩa tương quan mối links giữa Word cùng Excel sẽ bị mất, Word không cập nhật được tài liệu từ Excel. Nếu khách hàng hoặc ai đó vô tình đổi tên hoặc biến đổi đường dẫn của file Excel, bạn chỉ cần khắc phục bằng cách sửa lại tên và đường truyền của tệp tin Excel như lúc đầu là được.
Bạn đọc mong muốn tham khảo tài liệu trên, vui tươi đến quầy tham khảo Tầng 4 thư viện trung trung khu Trường Đại học An Giang. Cụ thể tại trang 8 của quyển Làm bạn với thiết bị vi tính số 583.
Đăng vị Bích TuyềnChuyên mục: Góc tin họcĐược đăng: 02 mon 12 2014Cập nhật lần cuối: 03 tháng 12 2014Lượt xem: 128629
