Sử dụng bản lĩnh Mail Merge của Microsoft Word, fan dùng rất có thể giảm về tối đa thời gian khi bắt buộc xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, vừa lòng đồng… mặc dù nhiên, nhiều người vẫn không biết cách áp dụng Mail Merge nhằm trộn thư trong Word; đặc biệt là các bạn học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word nhanh nhất, dễ nắm bắt nhất.
Bạn đang xem: Trộn văn bản trong word 2010
Trộn thư vào Word là gì?
Mail Merge hay nói một cách khác là trộn thư là một trong nhiều tính năng có lợi của Microsoft Word; giúp tự động điền những thông tin của từng bạn nhận vào từng lá thư.
Sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word giúp chúng ta cũng có thể soạn các thư và một lúc, huyết kiệm thời gian hơn; cố gắng vì đề nghị ngồi gõ tên từng fan một. Tài năng trộn thư vào Word bao gồm ở trên tất các phiên phiên bản Word tự 2007 cho 2019.
Trộn thư trong Word là gì?
Các bước thực hiện trộn thư vào Word (Mail Merge)
Bước 1: sẵn sàng danh sách dữ liệu cần dùng
Trước khi bước đầu thực hiện trộn thư vào Word; chúng ta cần chuẩn bị một danh sách tài liệu cần dùng để làm trộn thư. Có một để ý là hãy áp dụng một file Word đựng nội dung mẫu mã và sản xuất một file Word khác hoặc một tệp tin Excel chứa thông tin cần dùng.
Đặc biệt, lúc tạo file danh sách cần chăm chú không được để trống một dòng nào phía bên trên hay phía dưới table. Còn nếu như không các bạn sẽ tạo ra những biểu mẫu mã lỗi, bị mất thông tin.
Chuẩn bị danh sách tài liệu cần dùng
Bước 2: Mở nhân kiệt trộn thư Mail Merge
Các bạn mở tệp tin Word chủng loại đã được tạo sẵn để chèn thông tin. Kế tiếp tại văn phiên bản Word yêu cầu trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở công việc thực hiện.
Mở nhân kiệt trộn thư Mail Merge
Bước 3: bắt đầu trộn thư
Khi xuất hiện Mail Merge nghỉ ngơi phía bên yêu cầu Word, tại Step 1 các các bạn sẽ thấy các tùy lựa chọn như:
Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Các bạn nhấn chọn nhiều loại văn bản bạn có nhu cầu trộn. Trong nội dung bài viết này chúng tôi sẽ mang ví dụ thực hành thực tế làm mẫu mã thư mời; đề nghị tại công đoạn này sẽ lựa chọn Letter. Sau đó, vào Select document type, rồi lựa chọn Next: Starting document.
Tại Step 2 sẽ hiện ra những tùy lựa chọn như sau:
“Use the current document” là áp dụng mẫu thư đã mở.“Start from a template” là sử dụng mẫu thư vào Word.“Start from existing document” là sử dụng các mẫu thư đã tất cả hoặc đã tạo nên lưu trong Word.Các bạn chọn mục Use the current document, rồi thừa nhận Next: Select recipients.
Tại Step 3, nếu các bạn chưa có danh sách sẵn thì rất có thể chọn Type a new các mục để tạo list mới; kế tiếp chọn Next: Write your letter.
Trộn thư vào word
Các phương pháp khác
Còn ví như các bạn đã có sẵn list thì chọn Use an existing list; rồi click vào Browse để mở tệp tin Excel chứa list cần dùng. Sau khoản thời gian chọn đúng tệp tin Excel cần thực hiện thì chúng ta click Open.
Lúc này hộp thoại Select Table hiện ra; các bạn chọn vào Sheet gồm chứa tài liệu cần cần sử dụng rồi dấn OK.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Xem Mật Khẩu Wifi Trên Win Xp 7 8 10 Trên Máy Tính Laptop
Trong hình ảnh Mail Merge Recipients đang mặc định là lựa chọn tất cả. Vày vậy, các bạn hãy triển khai các thao tác làm việc điều chỉnh; bố trí và lọc ra những tài liệu mà bạn có nhu cầu lấy bằng phương pháp tích lựa chọn hoặc vứt tích vào những tin tức trong giao diện, rồi nhấn OK để tiếp tục.
Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để gửi sang bước kế tiếp.
Tại cách này sẽ có được các mục để các bạn lựa chọn viết thêm hay sửa đổi những thông tin trong thư trộn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa thì rất có thể bỏ qua bước này và dìm Next để tiếp tục.
Để điền tài liệu vào mẫu mã giấy tờ; các bạn đặt nhỏ trỏ con chuột vào vị trí ước ao chèn thông tin, sau đó nhấn vào More items.
Khi vỏ hộp thoại Insert Merge Field hiện nay ra; các bạn chọn trường tin tức đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột, rồi dìm Insert nhằm chèn.
Các bạn triển khai chèn lần lượt đến khi hết các trường thông tin vào mẫu Word tất cả sẵn. Sau khoản thời gian chèn hoàn thành hết những vị trí chúng ta click Close để đóng lại.
Các cách trộn thư
Với word 2007, 2010 với 2013
Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 với 2013; sau cách này các bạn nhấn lựa chọn Next: Preview your letters, rồi liên tục chọn Next: Complete the merge để hoàn tất quy trình trộn thư. Các chúng ta cũng có thể xem lại toàn bộ các thư đã trộn; khi chọn mục Edit individual letters. Để xem tất cả các phiếu vừa trộn các bạn chọn mục All rồi dấn OK.
Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khi chèn xong; các bạn cũng có thể chọn Preview Results để thấy trước kết quả. Tại đây các chúng ta có thể biết được những thông tin vừa chèn đã làm được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên để xem các phiếu khác.
Các bước thực hiện
Sau đó bấm vào vào Finish và Merge và lựa chọn một trong 3 mục sau:
“Edit Individual Documents” để chỉnh sửa tài liệu cá nhân.“Print Documents” để in tài liệu.“Send email Masages” nhằm gửi qua email.Các bạn muốn chỉnh sửa tư liệu thì lựa chọn Edit Individual Documents. Sau đó trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Merge lớn New Document; các bạn chọn mục All rồi nhận OK.
Kết thúc quá trình trộn thư, các chúng ta cũng có thể lưu file bằng phương pháp chọn file -> Save; hoặc nhấn tổng hợp phím Ctrl + S, rồi viết tên file và lựa chọn thư mục cất file.
Kết thúc quy trình trộn thư
Lời kết
Trên đây là nội dung bài viết hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, năm nhâm thìn và 2019. Giữa các phiên bạn dạng Word có một số trong những chi tiết biệt lập nhỏ; tuy vậy các thao tác trộn thư trong Word về cơ bản vẫn tương tự.
Các bạn hãy đọc nội dung bài viết và thực hành theo công việc để trộn thư, trộn văn phiên bản trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ chia sẻ đến các bạn cách trộn thư trong Word cấp tốc nhất, dễ hiểu nhất. Giúp chúng ta thuận tiện rộng trong quá trình soạn thảo; rút ngắn thời gian thao tác làm việc và không còn gặp khó khăn trong việc tạo các thư mời nhằm gửi. Chúc chúng ta thực hiện nay thành công!
