Việc cai quản công văn, phù hợp đồng, văn bản… trong các đơn vị hành chính, các công ty là khôn cùng quan trọng. Làm chủ tốt vẫn giúp họ làm việc hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, kiêng nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện quá trình cũng như xử lý các sự việc phát sinh được tốt hơn. Tuy vậy hầu hết chúng ta không tất cả sẵn phần mềm quản lý các bước này, mà bắt buộc tự làm chủ bằng Excel. Sau đây Học Excel Online đang hướng dẫn các bạn cách cai quản công văn, hợp đồng trên Excel. Họ cùng tò mò nhé:
Xem nhanh
2. Cách thực hiện trên Excel
1. Những quá trình cần làm để làm chủ công văn, hợp đồng
Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi thông thường là văn bạn dạng trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia làm cho 3 một số loại chính:
Công văn đến: Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn bản tới cho chúng ta để làm cho việcCông văn đi: bọn họ gửi văn bạn dạng cho đối tượng mặt ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, các đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, cơ quanDựa vào đặc trưng của những loại văn phiên bản này, bắt buộc xác định được quy trình, trình tự quản lí lý, bao hàm các thủ tục:
Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu2. Cách thực hiện trên Excel
Bước 1: sản xuất quy trình, sơ đồ cai quản lý.
Bạn đang xem: File quản lý văn bản bằng excel
Việc lập sơ đồ vẫn giúp bọn họ xác định được trình từ bỏ thực hiện, thiết bị tự triển khai các các bước và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơ đồ bọn họ sẽ biết được công việc đang cách xử lý tới đâu, bao giờ hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.
Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng cần cai quản lý
Trong các bước này bọn họ làm việc với khôn cùng nhiều đối tượng:
Bên xung quanh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người sử dụng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác cam kết kết hợp đồng…Bên vào doanh nghiệp, cơ quan: những phòng ban, những nhân viên…Để quản lý tốt thì họ cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:
Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên ExcelDanh sách có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:
Với từng trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ có thể tùy chỉnh thiết lập trong tác dụng Conditional formatting để tự động thông tin công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta có thể có chiến lược cho những việc này.
Xem thêm: Xin Chỉ Cách Kiểm Tra Hệ Điều Hành Máy Tính, Tin TứC Ná»I BáºT
Bước 4: Xây dựng bí quyết tính mã văn thư
Mã văn thư xuất xắc số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Mặc dù nhiên để thống nhất được văn bản này thì chúng ta cần xây dựng phương pháp tính tự động, thống nhất trong cục bộ Sổ thống trị công văn, hợp đồng.
Công thức thường sử dụng là:
Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để rất có thể ra được mã theo ý muốn.Trên đây là phần nhiều nội dung chủ yếu những các bước cần thực hện khi bọn họ muốn cai quản văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.
Để làm rõ cách làm cụ thể từng bước xây dựng chương trình thống trị công văn, sách vở và giấy tờ trên Excel như thế nào, các bạn có thể tham khảo thêm tại khóa huấn luyện Hành chủ yếu nhân sự Online tự A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất các kiến thức quan trọng khác trong các bước Hành chính nhân sự. Cụ thể xem tại:
