Đôi lúc bảng dữ liệu của bạn quá dài với lúc xử lý chúng ta không nhằm ý, đến lúc in ra thì bản excel của công ty bị bóc tách cột thành 2 trang riêng rẽ khiến cho bạn gặp khó khăn lúc theo dõi. Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn khắc phục điều đó.Bạn đã xem: In file excel bị mất đoạn
1. THIẾT LẬP THÔNG SỐ cho TRANG IN
Trước tiên, để phiên bản excel của bạn in ra một giải pháp khoa học, bạn quan trọng lập 1 số thông số kỹ thuật cơ bạn dạng cho trang in. Các thông số kỹ thuật để tùy chỉnh cho trang in nằm tại vị trí thẻ Page Layout → Page Setup bao gồm:
– Margins: căn chỉnh lề
– Orientation: chiều của trang in (xoay ngang hoặc luân chuyển dọc)
– Size: chỉnh size trang giấy
– Print Area: chọn vùng đề nghị in
– Print Titles: thiết lập tiêu đề trang in
Tương ứng với 5 nội dung trên là 5 phần như sau:
1.1. Chỉnh sửa lề của trang in
Vào Page Layout → chọn Margins → chọn hình dạng căn lề gồm sẵn. Mình thường chọn kiểu Normal với lề trên, lề dưới, lề trái, lề bắt buộc như hình bên dưới đây. Theo ý kiến cá nhân mình thì đấy là kiểu đẹp và kỹ thuật nhất.
Bạn đang xem: In file excel bị mất đoạn
Hoặc bạn có thể tự chỉnh sửa lề bằng phương pháp vào Custom Margins.
Điền vào thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup về các thông số: lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề cần (Right), Header, Footer mà bạn muốn đặt rồi chọn OK. (Lưu ý: Đơn vị khoác định của Excel là inch)
1.2. Chuyển phiên chiều của trang in
Vào Page Layout → Orientation → lựa chọn chiều của trang giấy:
– Portrait: chiều dọc
– Landscape: chiều ngang
Một bảng tính Excel thường có nhiều cột buộc phải mình khuyên chúng ta nên đặt giấy xoay ngang và chọn Landscape:
1.3. Chỉnh size trang giấy (khổ giấy)
Vào Page Layout → Size → lựa chọn khổ giấy.
Bạn hoàn toàn có thể lựa lựa chọn khổ giấy A5, B5, A4, B4, A3 tùy mục đích… Ở đây mình lựa chọn khổ giấy A4 – mẫu mã in thông dụng nhất.
1.4. Chọn vùng đề xuất in
Trong nhiều trường thích hợp bạn không thích in tổng thể bảng Excel cơ mà chỉ mong muốn in một vài văn bản nhất định thì bạn chỉ việc thực hiện như sau:
Bôi đen vùng tài liệu cần in. Kế tiếp vào Page Layout → Print Area → lựa chọn Set Print Area
Vùng này sẽ tiến hành in ra, để hủy lệnh hoặc chọn vùng khác, chúng ta chọn Clear Print Area.
1.5. Cấu hình thiết lập tiêu đề trang in
Bạn mong 1 sản phẩm hoặc 1 cột làm sao đó cố định ở đông đảo trang in thì cần sử dụng chức năng này:
Bước 1: Vào Page Layout → Print Titles.
Bước 2: Thẻ Sheet của vỏ hộp thoại Page Setup xuất hiện, nghỉ ngơi mục Print Titles có văn bản sau để bạn lựa chọn:
– Columns to lớn repeat at left: chọn cột bạn có nhu cầu lặp lại phía phía bên trái của trang. Do đó thì cột đó sẽ xuất hiện ở phần nhiều trang in.
Ngoài ra thẻ Sheet còn có nhiều lựa lựa chọn khác nhưng ít sử dụng đến nên tôi chỉ giới thiệu Print Titles, nếu bạn muốn đọc thêm thì rất có thể click chọn những nội dung kia rồi bấm Preview để coi trước trang in là sẽ hiểu. Sau khoản thời gian chọn ngừng bạn bấm OK.
2. CHỈNH mang lại BẢNG TÍNH EXCEL IN VỪA VỚI KHỔ GIẤY A4
Ở mục một mình đã hướng dẫn cho bạn các thông số kỹ thuật cơ phiên bản để thiết lập cho trang in một giải pháp khoa học tập nhất. Mặc dù vẫn chưa xong, nếu như bảng Excel của người sử dụng có quá nhiều cột và dài thì có thể khi in ra, bảng Excel của bạn sẽ bị tách cột như vậy này:
Trang 1:
Và trang 2:
Nhìn vô cùng mất thẩm mĩ và khó theo dõi đúng không? Vậy thì hãy tuân theo hướng dẫn dưới đây để tương khắc phục điều đó nhé:
Bước 1: Mở file Excel của bạn sau khi vẫn chỉnh thông số kỹ thuật trang in ra, vào View → Page Break Preview
Giao diện Page Break Preview xuất hiện nay như sau:
Bước 2: Như bạn thấy đó, bảng Excel của chính bản thân mình bị tách thành 2 trang: Page 1 + Page 2 với giữa các page ngăn cách với nhau bằng đường viền màu sắc xanh. Nhiệm vụ của khách hàng là căn chỉnh lại độ rộng của các cột sao cho câu chữ của Page 2 được gửi vào Page 1. (Cách thực hiện: đặt bé trỏ con chuột vào ranh mãnh giới giữa các cột và kéo chuột).
Bạn hoàn toàn có thể Zoom to thêm để chỉnh sửa dễ hơn:
Đây là bảng Excel của bản thân sau lúc chỉnh, văn bản đã được thu gọn vào Page 1.
Bước 3: Sau lúc chỉnh xong, bạn vào View → Normal để trở lại cơ chế chỉnh sửa trang tính bình thường.
Giao diện trang tính bình thường:
Bước 4: Tuy nhiên vì vừa rồi mình co lại các cột nên một số nội dung bị mất chữ nên đề xuất chỉnh lại bởi cách chọn cục bộ trang tính (phím tắt: Ctrl + A) rồi vào Home → chọn Wrap Text để ngắt dòng.
Nội dung sẽ tiến hành hiển thị đầy đủ:
Bây giờ bạn hãy thử xem trước trang in bằng phương pháp vào File → Print (phím tắt: Ctrl + P)
Đây là trang in của mình, nó đã làm được hiển thị khá đầy đủ các cột của trang tính:
3. CHỈNH CHẾ ĐỘ IN
Một số chế độ in cơ bản bạn bắt buộc chỉnh:
– Print One Sided: in 1 mặt
– Print Both Sided: in 2 khía cạnh (nếu chọn in 2 khía cạnh thì bạn nên chọn Print Both Sided – Flip pages on short edge nhé, nếu tìm Filp pages on long edge thì khi in ra mặt sau của trang giấy sẽ bị in ngược)
– Thiết lập Số lượng phiên bản in ở mục Copies, sau đó ấn lệnh Print là trang Excel của bạn sẽ được in ra giấy.
4. KẾT LUẬN
Như vậy mình đã hướng dẫn xong cho bạn một cách chi tiết và đầy đủ nhất việc in trang Excel ra khung giấy A4 vừa đẹp vừa khoa học. Việc thiết lập 1 trang in hoàn toàn có thể phức tạp và trắc trở hơn do gồm quá nhiều công dụng nhưng bản thân đã chọn lọc và trình làng những văn bản cơ bản nhất, chúng ta cũng có thể thực hiện theo với mình đảm bảo các bạn sẽ có 1 trang in Excel hoàn hảo và tuyệt vời nhất mà không ngại bị mất cột, mấy nội dung, tránh bài toán phải in đi in ấn lại tốn giấy.
Bài viết khá dài đề nghị mình đã chốt lại 3 việc chính bạn cần làm nhằm in 1 trang Excel:
– tùy chỉnh thiết lập thông số cho trang in (căn chỉnh lề, chiều của trang in, kích thước trang giấy…)
