Quy tắc được cho phép bạn di chuyển, gắn thêm cờ, và vấn đáp email từ động. Bạn có thể sử dụng quy tắc nhằm phát âm thanh, dịch rời thư sang các thư mục, hoặc hiển thị lưu ý mục mới.
Bạn đang xem: Quản lý email trong outlook 2010
Quy tắc thịnh hành nhất và đơn giản nhất để tạo nên là quy tắc cho phép bạn di chuyển một mục xuất phát điểm từ một người gửi nhất định hoặc với một vài từ trong dòng chủ đề vào thư mục khác. Bạn cũng có thể tạo phép tắc này trực tiếp xuất phát điểm từ một thư bạn đã nhận được được.
Bấm chuột nên vào thư trong hộp thư đến hoặc thư mục email khác và lựa chọn Quy tắc.
Trong vỏ hộp thoại Tạo quy tắc , hãy chọn một hoặc nhiều hơn nữa trong số bố hộp kiểm đầu tiên.
Trong phần Làm như sau , nếu bạn có nhu cầu quy tắc dịch rời thư vào trong 1 thư mục, chọn hộp kiểm di chuyển mục vào thư mục , sau đó chọn folder từ hộp thoại Chọn thư mục hiện tại lên, và sau đó bấm OK.
Bấm OK nhằm lưu nguyên tắc của bạn.
Lưu ý: Nếu bạn có nhu cầu chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được, nên lựa chọn hộp trên hộp thoại chứng thực hiện lên và sau đó bấm OK.
Tạo một quy tắc bằng phương pháp dùng Trình trả lời Quy tắc
Có ba loại quy tắc chúng ta cũng có thể tạo cùng với Trình hướng dẫn Quy tắc.
Giữ ngăn nắp: những quy tắc này khiến cho bạn lọc, thu xếp, và theo dõi thư.
Luôn cập nhật: các quy tắc này thông báo cho mình khi chúng ta nhận được thư vừa với một bộ tiêu chuẩn cụ thể.
Quy tắc tùy chỉnh: Đây là những quy tắc chúng ta tạo không áp theo mẫu.
Quy tắc phần nhiều có thể tùy chỉnh không giới hạn. Có rất nhiều tùy chọn chúng ta cũng có thể thiết đặt cho mỗi loại quy tắc chúng ta tạo. Sử dụng quá trình sau đây để mày mò cách chế tác một quy tắc cần sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc.
Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5
Chọn Tệp > Quản lý quy tắc và Cảnh báo để mở vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .
Trên tab quy tắc Email, lựa chọn Quy tắc mới.
Chọn một trong số mẫu từ Bước 1. Để ban đầu từ nguyên tắc trống, hãy chọn Ấp dụng quy tắc mang đến thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc đến thư tôi gửi.
Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa diễn tả quy tắc, hãy click chuột bất kỳ tùy lựa chọn được gạch dưới để đặt chúng. Ví dụ, nếu bạn chọn gắn cờ thư từ một người nhằm theo dõi trong cách 1, hãy bấm Mọi người hoặc đội công cộng nhằm chọn những người gửi thư bạn muốn gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời gian này để lựa chọn cờ cùng ngày theo dõi.
Bấm Tiếp.
Trên trang lắp thêm hai của Trình trả lời Quy tắc, bạn cũng có thể thêm điều kiện bổ sung vào nguyên tắc của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể chọn thư được gửi xuất phát điểm từ một người gắng thể, và gồm từ ví dụ trong chủ thể hoặc nội dung thư.
Trong Bước 1: chọn (các) hộp điều kiện, bất kỳ điều khiếu nại nào bạn tùy chỉnh ở screen trước này đều được chọn. Bạn có thể chọn nhiều đk bổ sung bằng phương pháp chọn hộp kiểm của điều kiện ấy.
Trong hộp Bước 2: Sửa thể hiện quy tắc, hãy bấm chuột bất kỳ điều kiện bổ sung được gạch bên dưới mà các bạn vừa thêm vào. Kế tiếp bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ tía của Trình lí giải Quy tắc, chúng ta cũng có thể chọn những hành động bổ sung để nhấn thông báo. Ví dụ, bạn cũng có thể gắn cờ những thư để theo dõi và lưu lại một lời nhắn là quan trọng.
Trong Bước 1: chọn hộp đk , bất kỳ hành động cơ mà bạn thiết lập trên màn hình trước tiên đều được chọn. Chúng ta cũng có thể chọn bổ sung nhiều hành động bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.
Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa biểu hiện quy tắc, hãy click chuột bất kỳ hành vi được gạch dưới các bạn vừa thêm vào. Kế tiếp bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ tư trong Trình khuyên bảo Quy tắc, chúng ta có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào đến quy tắc của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể đánh dấu ngoại trừ cho thư được tấn công dấu đặc trưng để bảo đảm an toàn mọi thư được lưu lại bằng một cường độ quan trọng cụ thể không bị gắn cờ để theo dõi.
Trong Bước 1: lựa chọn (các) hộp đk , chọn bất kỳ ngoại lệ với phép tắc của bạn bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.
Trong hộp Bước 2: Sửa biểu hiện quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ nước ngoài lệ được gạch dưới các bạn vừa thêm vào. Kế tiếp bấm Tiếp theo.
Trên trang cuối cùng của Trình hướng dẫn Quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc của bạn.
Nếu bạn có nhu cầu chạy phép tắc này cho các thư đã tất cả trong hộp thư đến, hãy ghi lại vào vỏ hộp Chạy quy tắc này ngay lập tức cho phần nhiều thư đã nằm vào "Hộp thư đến"."
Mặc định, Bật phép tắc này được chọn. Bạn cũng có thể bỏ lựa chọn hộp này nếu khách hàng không ước ao quy tắc được bật tại thời điểm này.
Bấm Kết thúc nhằm lưu và bật quy tắc của bạn.
Xem thêm: Các Thẻ Sim 3G Viettel Khuyến Mãi Khủng, Sim 3G Viettel Khuyến Mại
Xóa quy tắc
Bạn rất có thể xóa một quy tắc khi quy tắc đó không hề cần thiết.
Trên tab Tệp, lựa chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
Trong vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, lựa chọn quy tắc mà bạn có nhu cầu xóa.
Chọn Xóa
Thực hiện nay quy tắc theo phong cách thủ công
Bạn hoàn toàn có thể chạy một hoặc những quy tắc theo phong cách thủ công.
Trên tab Tệp, hãy lựa chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi bên trên tab Quy tắc Email, lựa chọn Chạy Quy tắc tức thì bây giờ.
Trong vỏ hộp Chạy Quy tắc ngay bây giờ, bên dưới mục Chọn quy tắc để chạy, lựa chọn hộp kiểm cho từng quy tắc bạn có nhu cầu chạy.
Trong hộp Chạy trong Thư mục, để chọn 1 thư mục khác, chọn Duyệt, lựa chọn thư mục, rồi lựa chọn OK.
Chọn vỏ hộp kiểm Đưa vào thư mục con để mang vào tất cả các folder nằm dưới thư mục chúng ta đã chọn ở cách 3.
Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận thiết đặt mặc định là toàn bộ các thư hoặc đổi khác thành những thư đã đọc hoặc chưa đọc.
Chọn Chạy ngay bây giờ.
Quy tắc trên máy chủ so với phép tắc chỉ trên thứ khách
Có hai một số loại quy tắc vào Outlook — trên sever và chỉ trên sản phẩm khách.
quy tắc chỉ trên máy khách Quy tắc chỉ trên lắp thêm khách là các quy tắc chỉ thực hiện trên laptop của bạn. Đây là những quy tắc chạy trong Outlook cố kỉnh vì trên máy chủ Exchange. Những quy tắc trên máy khách chỉ triển khai khi Outlook sẽ chạy.
Mẹo: Nếu danh sách các quy tắc của người sử dụng chứa cả hai một số loại quy tắc, quy tắc trên máy chủ được vận dụng trước, tiếp theo là phép tắc trên thiết bị khách.
Áp dụng quy tắc cho các mục khác của Outlook
Biên nhận chuyển phát, trả lời bầu lựa chọn và auto Trả lời
Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận đưa phát, biên thừa nhận đọc thư, vấn đáp bầu chọn và tự động Trả lời (thông báo vắng vẻ mặt) được xử trí như thư. Ví dụ: luật lệ là chuyển các thư bao gồm từ "họp" trong vỏ hộp Chủ đề vào một thư mục độc nhất định cũng sẽ chuyển tất cả biên nhận gửi phát, trả lời bầu lựa chọn hoặc tự động hóa Trả lời vào cùng một thư mục đó.
Lưu ý: Khi một quy tắc gửi phần trả lời bầu chọn từ Hộp thư đến sang 1 thư mục khác, bài toán theo dõi thai chọn vẫn bị hình ảnh hưởng. Lúc thư được gửi đi bao gồm nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không chứa nhãn cho những câu trả lời mà quy tắc gửi đi. Dịch chuyển hoặc xóa bằng tay thủ công câu trả lời sẽ không ảnh hưởng đến việc theo dõi.
Yêu mong họp, yêu ước tác vụ và tài liệu
Yêu mong họp, yêu ước tác vụ và tài liệu mọi được xem như là thư. Nếu như khách hàng tạo một quy tắc di chuyển mục tới một thư mục ví dụ dựa trên một vài điều kiện (tiêu chí) nhất thiết được đáp ứng nhu cầu (trùng khớp) thì ngẫu nhiên yêu mong tác vụ cùng họp như thế nào trùng khớp với những điều kiện đó cũng biến thành được di chuyển. Tuy nhiên, hãy khám phá những giảm bớt sau khi chúng ta tạo quy tắc tác động đến các loại mục này:
Nếu một mục được chuyển vào trong 1 thư mục khác với folder thư, mục đó có thể sẽ không chuyển động như muốn muốn sau khi được gửi đi. Ví dụ: giả dụ một thư được gửi vào folder Lịch, các bạn sẽ không thể chế tạo ra cuộc hứa hẹn mới.
Nếu vấn đáp họp hoặc tác vụ được đưa vào folder Khoản mục Đã xóa bằng phương pháp dùng quy tắc, câu trả lời sẽ ko được quan sát và theo dõi theo mục gốc.
Nếu một yêu mong họp được chuyển tự động vào folder Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không được tiếp tế Lịch.
Các quy tắc ảnh hưởng đến thư các bạn gửi đi sẽ không còn được vận dụng cho yêu ước tác vụ cùng yêu cầu họp.
Nhóm Liên hệ
Một quy tắc chuyển vào Nhóm tương tác có thể chuyển động khác với các quy tắc khác tùy thuộc vào cách chế tạo ra quy tắc.
Chuyển thư được gởi cho một tổ công cộng vào một thư mục nguyên tắc này chỉ khả dụng nếu khách hàng sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ gần như thư được gởi vào Nhóm contact mới được gửi vào thư mục đang chỉ định. Mọi thư từ những người dân là member của Nhóm contact không được gửi vào thư mục sẽ chỉ định.
