Tạo thư mục trong Microsoft Outlook có thể lưu trữ toàn bộ các thư vào môt folder giúp chúng ta làm việc hiệu quả. Chúng ta có thể sử dụng anh tài này để bố trí hộp thư inbox của bản thân một cách gọn gàng sạch sẽ.
Bạn đang xem: Tạo thư mục nhận mail trong outlook
Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ gồm tổ chức giúp mang lại thời gian làm việc trên Outlook của chúng ta đạt tác dụng tốt nhất.
Vậy cách làm vậy nào? Trong nội dung bài viết này cùng binhchanhhcm.edu.vn hướng dẫn chúng ta cách tự động hóa chuyển email gửi tới vào một trong những thư mục vào Outlook.
Chú ý:
Bài viết áp dụng được với hầu như các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 với Outlook trên web. Bạn dạng dành cho Mac cũng tương tự.
Nội dung chính
8. Xóa thư cũ dọn dẹp vệ sinh hộp thư của bạn1. Chế tạo ra thư mục trong Outlook
Để tạo một folder trong MS Outlook, click vào tab Folder từ thanh Ribbon. Chọn vài mục New Folder. Vỏ hộp thoại sinh sản thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:
Tạo thư mục trong Outlook
Nhấn vào hộp thoại tạo thành thư mục mới Create New Folder cùng lưu trữ e-mail của bạn.
Nhập tên thư mục mà bạn có nhu cầu tạo vào trường Name. Nhấp con chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện tại xong.
2. Đổi tên thư mục
Bạn rất có thể đổi tên thư mục sau khi bạn tạo nó. Bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn đổi thương hiệu > lựa chọn vào biểu tượng thay tên thư mục Rename Folder trong tab Folder.
Bạn sẽ phân biệt một hộp mở ra xoay quang tên folder đó:
Đổi tên thư mục vào Outlook
Gõ tên thư mục bắt đầu mà bạn có nhu cầu đổi > sau thời điểm nhập xong nhấn phím Enter trên keyboard của bạn. Thương hiệu thư mục bắt đầu của các bạn sẽ được lưu lại lại.
3. Duy gửi thư vào thư mục mới của bạn
Sau khi bạn tạo một folder hãy duy chuyển phần đa là thư vào folder đó để hộp thư của người sử dụng gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của người tiêu dùng để lựa chọn những e-mail mà bạn có nhu cầu di chuyển:
Chuyển thư vào thư mục
Nhấp con chuột vào lá thư để lựa chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào folder của bạn.
Nhấp vào một trong những lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư kia vào thư mục lựa chọn của bạn.
Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:
Chuyển thư vào thư mục
Thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.
4. Xóa thư vào thư mục
Khi thực hiện lâu ngày vỏ hộp thư của các bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một e-mail để giải phóng dung lượng bọn họ sẽ làm cố gắng nào.
Nhấp vào thư mục mà lại bạn mong muốn xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:
Xóa thư vào thư mục
Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) thư mục đó có khả năng sẽ bị xoá.
Khi các bạn xóa thư mục toàn bộ thư trong folder đó sẽ bị xóa.
Sử dụng màu sắc phân biệt các thư mục vào Outlook.
Xem bỏ ra tiết: Cách chuyển đổi chữ ký trong Outlook new nhất. Phía đẫn chi tiết chỉ trong 5 phút tất cả chữ ký đẹp.
5. Đổi màu sắc trong thư mục
Để đổi tên thư mục bấm chuột phải vào mũi tên hướng xuống làm việc bên cần của biểu tượng Categorize. Tự trình đối chọi thả xuống chọn tất cả Categories. Vỏ hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:
Đổi màu sắc Outlook
Nhấp vào màu mà bạn có nhu cầu đổi cùng nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn có nhu cầu đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác chấm dứt với folder đó.
Xem thêm: Em Có Biết Rằng Lòng Anh Mãi Yêu Em Không Đổi Thay, Lời Bài Hát Dẫu Có Lỗi Lầm
Đổi màu thư mục
6. Xóa một color thư mục
Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của người sử dụng bạn đầy lên vậy làm những gì để xóa những email trong hộp thư của mình.
Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:
Xóa thư mục trong Outlook
Nhấp vào hộp tiến công dấu cạnh bên các color mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete.
Xác nhận bài toán xóa hộp thư và bấm vào nút Yes. Khi hoàn toàn các thay đổi các khuôn khổ đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn mở ra trên trình đơn Categorize thả xuống với bạn không thể gán nó vào một trong những thư email.
7. Gán một màu đến email
Để gán một màu cho 1 email, chọn vào e-mail mà bạn có nhu cầu đổi màu > lựa chọn vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống đang hiển thị:
Đổi color trong Mail
Nhấp vào màu sắc mà bạn muốn gán cho các email của bản thân đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên yêu cầu tên người gửi thư trong vỏ hộp thư của bạn.
Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện dưới tên người gửi.
Đổi mail trong Mail 1
8. Xóa thư cũ dọn dẹp và sắp xếp hộp thư của bạn
Các các bạn thường lưu giữ trữ email quá nhiều, tạo cho hộp thư của người tiêu dùng bị lộn xộn. Do đó để tổ chức triển khai lại vỏ hộp thư Outlook của công ty là tàng trữ hoặc xóa những thư cũ..
Archive. Chuyển một lá thư cho một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự tính để lại. Khi chúng ta lưu trữ một mail, bạn đủ sức không nặng nề khăn truy xuất nó vào trong 1 ngày nào kia trong tương lai.Delete. Gửi một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Ví như thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy nã xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.Outlook cũng cho những người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi thực hiện Cleanup tool vào một trong những cuộc chat chit hoặc một folder hoặc một thư mục nhỏ công cầm này sẽ thải trừ những lá thư trùng lặp.
Cleanup tool giúp các bạn loại quăng quật những là thư giúp cho bạn có nhiều bộ lưu trữ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy họ sẽ cùng tò mò những mẹo làm thế nào để áp dụng những tool này:
8.1 Xóa đông đảo bức thư cũ
Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:
Xóa email trong Outlook
Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư này được chuyển cho tới thư mục Deleted Items.
Sau lúc nhấp vào biểu tượng xóa thư điện tử của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó ở trong Navigation Pane ở phía trái và trông giống như một thùng rác).
Để xóa hẳn email chúng ta phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần tiếp nữa để chọn nó.
Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.
8.2 lưu trữ thư thủ công
Ta hoàn toàn có thể di dời những email cũ từ hộp thư của doanh nghiệp để tàng trữ chúng. Để tàng trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào hình tượng Archive vào thanh Ribbon kề bên biểu tượng Delete:
Lưu trữ e-mail trong Outlook
Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các chúng ta có thể tạo một giữ mục và lưu trữ email của bản thân ở folder trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một folder mới có tên Archive và đưa các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:
Lưu trữ thư điện tử trong Outlook 1
Nhưng vậy mình đã chia sẻ với chúng ta cách bí quyết tạo thư mục cho từng tín đồ gửi nhằm hộp thư của bạn gọn gàng hơn.
MM GROUP chiến thuật email cho bạn của bạn an toàn bảo mật! call 02873 004 009 hoặc gửi email đến sales
mmgroup.vn để được hỗ trợ.
Chúc chúng ta thành công!
Trả lời Hủy
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Những trường yêu cầu được lưu lại *
Bình luận *
Tên *
Email *
Trang website
lưu tên của tôi, email, và website trong trình ưng chuẩn này cho lần bình luận kế tiếp của tôi.
